Legal Project Management

Juristische Beratung im Ausland

Einleitung

Im Fall von Gerichtsprozessen, M&A-Transaktionen, Joint Ventures, Commercial Agreements oder auch bei normaler Geschäftstätigkeit im Ausland, werden deutsche Unternehmen häufig mit einer Reihe von Problemen konfrontiert. Unterschiedliche Rechtskulturen und der ungewohnte Arbeitsstil ausländischer Anwälte sowie eine erhöhte „Transaktionsgeschwindigkeit“ können zudem erhebliche Zusatzkosten verursachen.

Rechtsfragen im Ausland bedeuten für das Management außerdem einen großen Zeitaufwand. Häufig verbunden mit Missverständnissen, was wiederum zu Unzufriedenheit und hohen finanziellen Risiken führen kann. Gerade in einer Zeit, in der die Rechtsabteilungen schlanker organisiert sind als je zuvor, bedeuten unvorhergesehene aber auch planmäßige ‚Legal Projects‘ eine erhebliche Zusatzbelastung für den Syndikus einer Firma, die schnell den kritischen Punkt überschreiten kann.

Projekte im Ausland stellen somit hohe Ansprüche an alle Beteiligten, beanspruchen viel Zeit und bieten einen interessanten Cocktail aus Druck, Frustration, Spaß und manchmal Risiko. Wenn man nur ausreichend Zeit hätte, diese Projekte zu managen, wie zu Hause, wäre alles o.k. Fakt ist aber: oft fehlt diese Zeit. Zwangsläufig geht man Qualitätskompromisse ein und es ist somit schwieriger, die Abläufe zu optimieren und das gewünschte Resultat zu erzielen.

Ausreichend Zeit für den Auswahlprozess und die rechtzeitige Festlegung der Bedingungen der Zusammenarbeit zahlt sich im Laufe des Verfahrens mehrfach aus.

Wo liegen die Probleme?

Entscheidend ist es, den Prozess von der Auswahl der Anwälte über den Verlauf des Projekts bis hin zur abschließenden Abrechnung von Beginn an als ein ‚Legal Project Management‘ zu begreifen und konsequent umzusetzen.

Die Sprache ist bei diesen juristischen Prozessen (legal projects) selten das Problem. Die meisten deutschen Anwälte und fast alle Manager beherrschen ein gutes Englisch. Trotzdem sollte man nicht unterschätzen, dass es für die Mehrheit ein vergleichsweise großes Zeitinvestment bedeutet, in Englisch mit der gleichen Genauigkeit wie in der Muttersprache zu arbeiten. Und auf die Genauigkeit der Formulierung kommt es gerade bei ‚Legal Projects‘ in erhöhtem Maße an.

Treten für ein Unternehmen plötzlich Rechtsfragen im Ausland auf, ist zunächst die Auswahl der geeigneten Anwälte vor Ort das Kern-Problem. Hat man dieses gelöst, beklagen deutsche Unternehmer häufig, dass sie zu viel Zeit darauf verwenden müssen, die ausländischen Anwälte zu „kontrollieren“ und deren Vorgehensweise nachzuvollziehen. Oftmals ist es aus Zeitgründen schwierig bis unmöglich während eines laufenden Verfahrens rasch eine effektive Arbeitsbeziehung zueinander aufzubauen. Auch hier kann ein optimales Management Probleme lösen.

Typische Probleme

Zu den typischen Problemen gehören beispielsweise:

1. Die Anwaltssuche

Hier bietet sich – soweit vorhanden – das ausländische Büro oder der Netzwerkpartner der hauseigenen Kanzlei an. Eine weitere oft genutzte Quelle ist eine Empfehlung aus dem eigenen Umfeld. Ist beides nicht gegeben, wird es deutlich schwieriger. Kanzleihandbücher bieten zwar erste Informationen, aber ohne sachkundige Unterstützung ist diese Vorgehensweise oft sehr zeitaufwändig und gleicht manchmal eher einem Glücksspiel. Selbst wenn man sich auf eine Empfehlung stützen kann, bedeutet das nicht, dass man sich gemächlich zurücklehnen kann. Häufig wird man im Ausland nicht mit dem gleichen Service und der gleichen Priorität behandelt, wie zu Hause. Deshalb empfiehlt es sich, vorab einige zusätzliche Punkte im Auge zu behalten und Fragen zu stellen. Im Folgenden ein Auszug möglicher Fragen:

Welche Priorität hat der Fall für die ausländische Kanzlei – sind Sie ein „A“-Mandant?
Welche relevanten Erfahrungen hat der leitende Partner und das Team (Beispielfälle/Referenzen)?
Kann man diese Referenzmandanten kontaktieren?
Hat die Firma deutschsprachige Anwälte beschäftigt oder ist sie in der Lage, deutschsprachige Unterlagen zu verstehen, ohne ein Übersetzungsbüro einzuschalten? Ist sie in der Lage, Berichte in Deutsch zu erstellen?
Besitzt die Kanzlei genügend Kapazitäten hinsichtlich der Effizienz, mit der dieser Fall bearbeitet werden kann?
Verfügt die Kanzlei über eine Videokonferenzanlage, um die zukünftige Kommunikation zu erleichtern?

2. Der Retainer

Wurde ein Büro im Ausland gefunden, entsteht manchmal der Eindruck, dass der Fall für die Anwälte zunächst zweitrangig ist. Erste Priorität hat häufig der ‚Engagement Letter’ und die Aufforderung zur Bezahlung eines ‚Retainers‘ (Honorarvorschuss) – oft in atemberaubender Höhe. Bei Einwänden erhält man zumeist die Antwort, dass das eine übliche Vorgehensweise sei und Kanzleien erst nach Erhalt einer Abschlagszahlung mit der Arbeit beginnen würden. Davon sollte man sich aber nicht beirren lassen. Tatsächlich ist dieser Punkt verhandelbar und der Retainer wird angemessen reduziert oder gegebenenfalls sogar ganz gestrichen. Beziehungen, Bonität und die Komplexität des Falls zählen zu den wichtigsten Elementen, mit denen sie punkten können.

3. Die Stundensätze

Stundensätze von Großkanzleien in England und den USA können oft einen Schweißausbruch verursachen. 500 bis 1.000 Euro pro Stunde sind keine Seltenheit; dazu kommen Horden von Associates, die ebenfalls weit über den üblichen deutschen Stundensatz zu Buche schlagen. In diesem Fall muss geklärt werden:

Wie wird der Fall bearbeitet?
Welche Anwälte werden eingesetzt und warum (Rolle und Erfahrung)?
Stundensätze der verschiedenen Teammitglieder?
Rolle der leitenden Partner: Wie intensiv wird sie oder er sich mit dem Fall beschäftigen? Wird man auf eine Reihe von Associates angewiesen sein?
Wie werden die Kosten kalkuliert? Ist es möglich, die Kosten für unterschiedliche Elemente im Voraus einzuschätzen oder zu fixieren? Es ist gangbare Praxis, einen detaillierten Plan zu vereinbaren, nach dem Abweichungen genehmigt werden müssen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

4. Kommunikationsprobleme

Die Kanzlei wurde ausgewählt und die ausländischen Anwälte sind umfangreich informiert worden. Dennoch bleiben Service und Ergebnisse hinter den gestellten Erwartungen zurück, weil:

bestimmte Vorgänge (z.B. ‚discovery‘ in den USA, verschiedene ‚motions to compel‘ oder ‚mediation‘), das Verfahren und mögliche Ergebnisse oder Risiken von den ausländischen Anwälten nicht ausreichend erläutert wurden.
das Reporting und die Empfehlungen meist nicht in einer Art und Weise erfolgen, die eine effektive und schnelle Umsetzung durch das Management ermöglichen.
eine Strategie für die Lösung des Problems nicht besprochen und nicht abgestimmt wird. Manchmal gewinnt man den Eindruck, dass der Mandant Zuschauer ist.
das Management nicht in die Lage versetzt wird, Risiken zuverlässig einschätzen zu können.
die Kosten aufgrund mangelnder Transparenz nicht kalkulierbar sind und deshalb das Gefühl entsteht, dass ein Mehrwert nicht geschaffen wird.
sprachliche und kulturelle Differenzen zusätzliche Unsicherheit und Unzufriedenheit schaffen.

5. Aufwand der Rechtsabteilung

Die Kapazität der internen Rechtsabteilung wird oft überstrapaziert, weshalb für eine detaillierte, inhaltliche Auseinandersetzung mit den auftauchenden Fragestellungen häufig die erforderliche Zeit fehlt.

6. Aufwand des Managements

Fehlt eine interne Rechtsabteilung, erhöht sich der Zeitaufwand für das Management zusätzlich. Es wird dann für das Management noch schwieriger, die notwendige Zeit für die Auseinandersetzung mit den auftauchenden Problemen zu erübrigen, was wiederum dazu führt, dass die Kommunikation mit den ausländischen Anwälten nicht zufriedenstellend läuft.

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Kontakt

Adrian Taylor
Tel.: +49 69 7898 8310
Mobil: +49 171 789 05 48
Email: a.taylor@taylornet.de

Unser Lösungsansatz

1. Auswahl einer ausländischen Anwaltskanzlei

Wir machen Ihnen konkrete Vorschläge zu geeigneten Anwaltskanzleien, übernehmen bei Bedarf den Auswahlprozess, verhandeln die Mandatsbedingungen und übernehmen die Honorarverhandlung.

2. Transaktions- und Prozessunterstützung

Unterstützung des Managements oder der internen Rechtsabteilung im Umgang und bei der Kommunikation mit den ausländischen Anwälten sowie bedarfsabhängige Hilfe bei der Überwindung kurzfristiger Kapazitätsprobleme oder dem Umgang mit einzelnen Projektaspekten.

Die externen Berater müssen in der Lage sein, als zusätzliche Ressource des Managementteams oder der internen Rechtsabteilung zu handeln, mit dem Ziel, dem Unternehmen die Bewältigung rechtlicher Problemstellungen im Ausland zu erleichtern und möglichst effizient zu gestalten. Hierdurch sollte es dem Management ermöglicht werden, sich auf die entscheidenden wirtschaftlichen Punkte zu konzentrieren.

3. Serviceangebot

Um dies zu erreichen, sollte der Service aus folgenden Elementen bestehen:

In einem einleitenden Meeting erfolgt die Vorbereitung des Mandanten bezüglich kultureller und Verfahrensfragen sowie wirtschaftlicher Fragestellungen, mit denen er sich im Zuge des Projekts voraussichtlich auseinandersetzen muss.
Kooperationsangebot, um:
einen effizienten Informationsfluss in der vom Management gewünschten Form durch enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Anwälten zu gewährleisten, erforderlichenfalls auch durch Teilnahme an Meetings, Verhandlungen, etc.
sicherzustellen, dass die Risiken des Falles zuverlässig bewertet und die möglichen Ergebnisse verstanden worden sind
die Kommunikation und den Projektfortschritt zu steuern und dem Management in der vereinbarten Art und Weise zu berichten
bei der Einhaltung des Projektzeitrahmens zu helfen
sicherzustellen, dass der erteilte Rechtsrat und die Behandlung der Angelegenheit durch die ausländischen Anwälte die wirtschaftlichen Bedürfnisse und Erwartungen des Mandanten berücksichtigt und
Missverständnisse über Kosten und Abrechnungsangelegenheiten durch finanzielle Transparenz vom Projektstart an zu vermeiden
sicherzustellen, dass die Risiken des Falles zuverlässig bewertet und die möglichen Ergebnisse verstanden worden sind
die Kommunikation und den Projektfortschritt zu steuern und dem Management in der vereinbarten Art und Weise zu berichten
bei der Einhaltung des Projektzeitrahmens zu helfen